La page Import clubs & groupes vous permet d'inscrire en une seule fois tous les participants d'un club ou d'un groupe, à partir des fichiers excel qu'il vous transmet, sans que personne n'ait à remplir le formulaire en ligne coureur par coureur.

Le système calcule pour vous le montant dû par le club, lui envoie un lien de paiement, puis importe automatiquement les participants dès que le paiement est reçu. Vous n'avez plus aucun calcul à faire, ni de fichier à recharger après le paiement.

Pour un club invité, un import gratuit permet aussi d'inscrire directement les participants, sans paiement.

Précisions importantes

• Seules les épreuves individuelles peuvent faire l'objet d'un import (pas les relais / épreuves en équipe)
• Un fichier par distance : chaque fichier ne doit contenir que les participants d'une seule distance
• Formats acceptés : .xlsx, .xls, .ods et .csv

1. Le club prépare ses fichiers

Les fichiers modèles (un par distance) sont disponibles sur une page publique dédiée à votre évènement, que vous pouvez communiquer directement au club :

https://1dossard.com/adresse-de-votre-evenement/inscriptions-clubs

Ce lien est affiché en haut de la page Import clubs & groupes, avec un bouton pour le copier.

Le club y trouve les consignes de remplissage et télécharge le modèle de chaque distance. Pour un import réussi :

• Les colonnes obligatoires sont : sexe (h/f), nom, prénom, e-mail, date de naissance, code postal, ville et téléphone. Le numéro de licence est à renseigner pour les licenciés
• Selon votre formulaire, des colonnes supplémentaires peuvent apparaître (taille de tee-shirt, repas...) : respecter les valeurs indiquées dans l'en-tête de la colonne
• Ne pas modifier le nom des colonnes
• Les lignes sans nom ou sans prénom sont ignorées

Le club vous renvoie ensuite ses fichiers complétés.

2. Vous créez le paiement club

Sur la page Import clubs & groupes (menu Participants), le parcours se fait en 3 étapes :

Étape 1 : tarifs club par distance

• Pour chaque distance, indiquez le tarif club par participant. Il est pré-rempli avec le premier tarif de la distance, et conservé pour les prochains imports
• Indiquez le pourcentage de remise club (5% par défaut). Elle n'est appliquée que si le club inscrit plus de 10 participants, toutes distances confondues
• Cliquez sur Enregistrer les tarifs club pour continuer

Étape 2 : fichiers du club

• Chargez le fichier du club en face de chaque distance concernée (au moins un fichier)
• Cliquez sur Estimer le montant total dû : un récapitulatif s'affiche avec, par distance, le nombre de participants et le montant, puis la remise éventuelle, les frais de service et le montant total à payer par le club
• Vérifiez les nombres de participants : s'ils ne correspondent pas à ce qu'annonce le club, cliquez sur Annuler et corrigez les fichiers
• Sinon cliquez sur Continuer

Étape 3 : identification du club

• Choisissez le type : Club FFA, Club FFTri (et sélectionnez le club dans la liste) ou Groupe de non licenciés (et saisissez le nom du groupe)
• Saisissez l'e-mail de contact du club : c'est à cette adresse que le lien de paiement sera envoyé
• Cochez ou non les options de justificatif (voir ci-dessous)
• Cliquez sur Envoyer le lien de paiement

Le club reçoit alors un e-mail avec le montant à payer et le lien de paiement (CB ou PayPal). Ce lien reste valable jusqu'à 3 jours avant le début de votre évènement. Le formulaire de paiement correspondant apparaît aussi sur la page Paiements clubs.

3. Le club paie, les participants sont importés automatiquement

Dès que le club a payé :

• Les participants de tous les fichiers sont automatiquement inscrits sur leurs distances respectives
• Chaque participant reçoit un e-mail de confirmation d'inscription, contenant un lien lui permettant le cas échéant d'ajouter son justificatif
• Le paiement apparaît dans la liste des paiements reçus de la page Paiements clubs
• Les participants apparaissent dans la liste des inscrits, rattachés à leur club (ou à leur groupe)

Les options de justificatif

Deux cases à cocher, à l'étape 3, déterminent le statut des dossiers importés :

• Justificatif (licence/certificat) requis pour ces distances : décochez-la si vos distances ne demandent aucun justificatif. Tous les dossiers sont alors directement complets
• Valider directement les dossiers : cochez-la pour que tous les dossiers soient complets dès l'import, sans vérification de votre part

Si le justificatif est requis et que vous ne validez pas directement les dossiers :

• Club FFA ou FFTri : chaque participant dont le numéro de licence est renseigné dans le fichier est considéré comme licencié, et son dossier est validé automatiquement. Les autres restent incomplets
• Groupe de non licenciés : les dossiers restent incomplets, en attente du justificatif que chaque participant ajoute grâce au lien reçu par e-mail

Pour les dossiers validés à l'import, une image du fichier importé est visible dans le détail du participant, onglet justificatif.

L'import gratuit (clubs invités)

Activez l'interrupteur Import gratuit à l'étape 1 :

• Pas de tarif ni de remise à saisir, et pas d'e-mail de contact à renseigner
• À l'étape 3, le bouton devient Charger les fichiers : les participants sont inscrits immédiatement, sans paiement ni lien envoyé au club
• Chaque participant reçoit tout de même son e-mail de confirmation d'inscription