Epreuves au programme & tarifs
Introduction
Ici vous créez et modifiez les différentes épreuves prévues lors de votre évènement afin que les internautes puissent s'y inscrire. C'est ici que vous allez définir les dates d'inscriptions et tarifs par exemple... Pour chaque distance créée sur cette page, un formulaire d'inscription sera automatiquement généré sur la partie visible par les futurs participants.
- Un bouton permet d'ajouter une distance (cf. étapes ci-dessous)
- Une épreuve est ensuite matérialisée par un bloc sur lequel vous trouverez 2 boutons de modification / suppression
Qu'est-ce qu'une épreuve ?
La réponse peut paraître triviale, mais les différentes interprétations que pourrait avoir le mot "épreuve", ainsi que les différentes possibilités offertes par 1dossard, mérite qu'on s'y attarde un peu. Cette pause vous permettra également de réfléchir à la manière la plus claire possible de présenter vos différents formulaires d'inscription à vos futurs participants.
- Dans sa définition la plus simple, une épreuve est une distance : 10 km, Semi-marathon, Marathon, Course nature de 12 km, Trail de 23 km, Ultra-Trail de 92 km, Randonnée de 14 km, Marche nordique de 11 km, Course enfants de 3 km, Cyclo de 120 km, Rando VTT de 22 km, Rando Ski de 6 km, Triathlon XS, etc. Je m'arrête là, je pense que vous voyez ce que je veux dire.
- Oui mais voilà, tout le monde n'aime pas le sport, donc à la Pasta Party que vous proposerez à vos participants, seront également acceptés des personnes qui n'auront participé à aucune épreuve et qui voudront simplerment profiter de la bonne ambiance de votre évènement autour d'un bon repas. Vous pourrez donc créer une épreuve "Pasta Party" par exemple, qui ne nécessitera aucun justificatif de santé. Bien sûr, le repas peut aussi être proposé en option payante dans le formulaire d'inscription d'autres épreuves (pour ce dernier point, voir la section "Champs du formulaire").
- Votre structure tarifaire peut également vous amener à créer plusieurs "épreuves" dans notre outil, pour couvrir l'ensemble des inscriptions à une seule et même distance de votre évènement. Par exemple, cela peut être le cas si vous voulez faire payer moins cher certaines catégories de personnes (les mineurs le plus souvent).
Nous aurions pu vous proposer un paramétrage de tarif multi-critères encore plus poussé que celui que nous avons défini (voir plus bas) mais cela aurait complexifié les choses pour des besoins finalement assez rares. - Enfin, vous aurez besoin de créer une épreuve spécifique, ou disons plutôt un formulaire spécifique pour gérer les inscriptions groupées (un club souhaitant payer en une fois l'inscription de ses 20 coureurs par exemple), cf. le paragraphe dédié "inscription de groupe / club"
Les 4 étapes de création d'une épreuve et de son tarif
La 1ère étape consiste à renseigner :
- le nom de l'épreuve
(10 km, Semi-marathon, Trail 20 km, etc.) - une éventuelle précision additionnelle concernant cette épreuve
(Facultatif. Cela peut par exemple être une indication de dénivelé, de tarif, d'âge ou toute autre précision que vous jugez utile d'indiquer) - le type de justificatif demandé pour que le dossier du participant soit complet : d'"Aucun certificat ni licence" à "Licence FFA, Licence FFTri ou certificat", plusieurs combinaisons vous sont proposées.
Pour demander une autorisation parentale en plus du justificatif de santé, ce n'est pas ici mais dans les champs optionnels du formulaire - le champ "Epreuve individuelle ?" vous permet d'indiquer si ce n'est pas le cas : compositions de 2, 3, 4, 5, 6 équipiers ou relayeurs
- les autres champs ne nécessitent pas d'explication
Etape 2 - Public concerné
Cette étape vous permet de définir un âge minimum pour pouvoir s'inscrire, et si besoin un âge maximum, pour les courses enfants par exemple.
Si vous organisez une épreuve strictement féminine, c'est ici qu'il faut l'indiquer.
La saisie de ces contraintes ajoutera des contrôles sur le formulaire d'inscription, et bloquera tout participant ne répondant pas à ces critères :
Etape 3 - Tarification
Sur cet écran, vous définissez la structure et le niveau de tarification de votre épreuve.
Le premier champ sert à masquer la notion de frais au participant sur l'écran d'accueil du formulaire (voir ce formulaire de démonstration)
NB: La distinction sera dans tous les cas affichée dans le panier et dans l'e-mail valant facture envoyé après paiement.
Plusieurs types de tarification sont possibles :
- Tarif fixe sur toute la période d'inscription
- Tarif augmentant en fonction de la date
- Tarif augmentant en fonction du nombre de dossards déjà vendus
Quand vous saisissez votre tarif, le tarif réellement à payer par le participant, et correspondant à votre tarif +5%, s'affiche automatiquement.
Il est tout à fait possible de proposer une épreuve gratuite à vos participants. Dans ce cas aucun frais ne leur est bien sûr facturé.
Etape 4 - Récapitulatif
Cet écran récapitule les données saisies avant validation.
Une fois validée, l'épreuve apparaît dans votre espace, sur la page listant les épreuves (voir haut de cette page)
Créer une épreuve en relais ou par équipe
Dans 1dossard, une épreuve peut être individuelle ou en relais / équipe de 2 à 5 équipiers.
Si vous avez besoin de plus, contactez-nous, nous touverons une solution pour répondre à votre besoin.
Relais ou équipe, nous ne faisons pas de distinction, le fait que les équipiers concourent en même temps ou l'un après l'autre n'a que peu d'importance au moment de s'inscrire.
Le fait de choisir un type "relais / équipe" au lieu d'individuel, ajoutera la mention "N équipiers" sur le bloc de l'épreuve concernée et obligera la personne qui fait l'inscription à inscrire autant de personnes que nécessaire pour compléter l'équipe.
Sur une de vos épreuves, si vous laissez le choix aux participants de concourir par équipes de 3, 4 ou 5, nous vous proposons de créer plusieurs épreuves comme montré ci-dessous :
